Первичная документация.

Первичная документация – это документы, которые появляются во время Ваших сделок. Их нужно четко структурировать.

Итак, какие документы (обычно) появляются:

  1. Договор и дополнения к нему.
  2. Счета.
  3. Накладные.
  4. Акты выполненных работ.
  5. Какие-нибудь письма и прочее.

Конечно, первичная документация зависит от сути сделки. При договоре аренды – это одни документы, при Договоре поставки – другие, но это документы, отображающие вехи в сделке.

Красиво, когда все документы у Вас разложены по отдельным папкам. Каждая папка отдельная сделка, если крупная. Или папка скажем «Аренда», «Договора поставок», «Договора закупок», а в них по файлам разложены сделки. Это удобно, так как часто, приходится эти папки раскрывать, чтобы найти тот или иной документ.

Не смотря, на простоту всего вышеизложенного, часто у предпринимателя нет времени уделять организации первичной документации должного внимания. А это очень важно, так как в этих документах, обязательно с подписями сторон, указаны точные условия сделки, ее этапы. Также, при поставках или покупках товаров с отсрочкой платежа, в этих документах, подтверждение поставки товара и отсутствия или наличия оплаты.

Поэтому, я рекомендую предпринимателям не скупиться и вовремя нанять хорошего бухгалтера или, по крайней мере, человека, в чьи функции будет входить сбор, организация, хранение и уничтожение (хотя это лучше делайте сами:) первичной документации.

Кстати организация хранения первичной документации – это очень сильный критерий хорошего бухгалтера. Если все та, как на картинке, то это хорошо. Если документов толком нет и вам говорят, что они, мол, в электронном виде и зачем их хранить, то увольняйте этого бухгалтера как можно скорее.

Учитывая, что в Украине есть «белые» сделки и есть «необлагаемые налогом» сделки, то подход к хранениям первичных документов разный.

«Белая» первичная документация должна хранится не менее трех лет (согласно части 3 статьи 8 Закона о бухучете). После этого бухгалтер должен сдать ее в архив, но по факту, это такая редкость, что чаще она просто продолжает «пылиться» на полках предприятия.

А вот, что касается первичной документации по второму типу сделок, то здесь есть ряд рекомендаций:

  1. Хранить первичную документацию лучше не на работе и не дома, а где-нибудь в отдельном месте (не знаю в гараже, на даче или у тещи).
  2. Хранить документацию равно столько, сколько она может понадобиться. А понадобиться она может, только при решении спорных ситуаций с контрагентами. Как правило, это момент передачи товара и его оплаты, после этого месяц, максимум два до сверки.
  3. После того, как сверка прошла и документация устарела, то уничтожайте ее.

Внимание!!! Не выбрасываем, а уничтожаем. Т.е. сжечь в огне. Этим вы обезопасите себя от, того что их найдут в мусоре, какие-нибудь недоброжелатели и шантажисты или проверяющие органы.

Еще раз. В случае внезапной проверки (а такое может быть), чем меньше найдут бумаг по «необлагаемым сделкам», тем меньше накрутят вам штраф. В идеале, их не должны найти совсем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *